Ja, Multitasking funktioniert nicht. Heute habe ich diese Weissheit mal wieder empirisch nachgewiesen. Beim Schreiben eines Artikels für Deutschlands grössten Lokalblog ist mir ein kompletter Absatz abhandengekommen. Wer den Absatz über den Berlin-Marathon gefunden hat, möge mich umgehend kontaktieren!

PS: Eventuell hilfe ein Besuch auf folgender Veranstaltung: Multitasking – Synchronität als kulturelle Praxis.

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Autor Tim Ferriss hat mit The 4-Hour Workweek ein sehr gutes Buch zum Thema Produktivität geschrieben. Auf dem Blog zum Buch beschreibt Mr. Ferriss neun Angewohnheiten, die man vermeiden sollte:

1. Do not answer unrecognized phone calls
2. Do not e-mail first thing in the morning or last thing at night
3. Do not agree to meetings or calls with no clear agenda or end time
4. Do not let people ramble—forget “how’s it going?” and embrace “what’s up?”
5. Do not check e-mail constantly—”batch” and check at set times only
6. Do not over-communicate with low-profit, high-maintenance customers
7. Do not work more to fix overwhelm—prioritize
8. Do not carry a cellphone or Crackberry 24/7, seven days a week—make evenings and/or Saturdays digital leash-free
9. Do not expect work to fill a void that non-work relationships and activities should

Die Liste mag trivial aussehen, sie ermöglicht jedoch erhebliche Zeiteinsparung…

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Es ist wieder so weit. In den nächsten Tagen „darf“ ich erneut Klausuren absolvieren. Die Freude ist gross… Meine strategische Planung erfolgt wie immer nach der 45-Minuten-Regel, welche ich bereits auf meinem Blog vorgestellt habe. Dank “Virra” widme ich mich jeweils einem Thema für 45 Minuten ohne Ablenkung. Unterbrechungen gibt es in meinem Fall viele. Durch Internet, Telefon, Freundin und Hund lasse ich mich gerne ablenken.

Der Artikel „10 Ways to Eliminate Distractions”, der gestern auf freelanceswitch.com veröffentlicht wurde, ist eine gelungene Abhandlung über den „Fluch der Unterbrechung“. Eine der wichtigsten Grundregeln, die bei produktiver Arbeit zu beachten ist, ist die Fokussierung auf eine Tätigkeit. Der Autor zählt die zehn grössten Störfaktoren nebst wirkungsvoller Lösung auf.

1. Schalten Sie die Benachteiligung bei m Eintreffen neuer eMail ab.
2. Schalten Sie das Internet ab.
3. Nutzen Sie Werkzeuge, um das Internet nur für Recherchen einzusetzen
4. Setzen Sie Kopfhörer auf (Ich nutze Ohropax)
5. Stellen Sie ein „Bitte-nicht-stören-Schild“ auf
6. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf und entfernen Sie das visuelle Durcheinander
7. Entfernen Sie das Durcheinander auf Ihrem Rechner
8. Vermeiden Sie Störungen
9. Benutzen Sie einfache/minimalistische Programme
10. Räumen Sie sich Pausen für Zerstreuung ein

Ein sehr guter Artikel, der im Kampf gegen Unterbrechungen hilfreiche Tipps bietet. Danke Leo!

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Management Consultant David Allen spricht in “Best Practices for Personal and Team Productivity” über die Vorzüge von Mindmaps und erklärt, wie er diese Technik zur Steigerung seiner Produktivität einsetzt. Anhand von Beispielen zeigt Allen, welche Vorteile Mindmaps bieten. Zwar muss zur Darstellung des Seminars ein Plugin installieren werden, doch der Aufwand lohnt.

Mehr zu David Allen gibt es bei LifeClever.

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Eines meiner wichtigsten Tools ist ClearContext IMS Professional v3. Dieses Tool habe ich bereits mehrfach in meinem Blog vorgestellt. Nun hat Robert Scoble ein Demovideo mit Brad Meador (VP, Operations bei ClearContext) gedreht. In dem kleinen Film stellt Brad die Funktionsweise sowie die Vorteile des Inboxmanagers vor.

Das wichtigste Feature der Software ist die Periodisierung von Mail nach Wichtigkeit. Dies geschieht automatisch aufgrund des Kommunikationsverhaltens des Users. Eine eMail-Adresse, die häufig angeschrieben wird, wird mit einer hohen Priorität versehen. Eine weitere nützliche Funktion ist das Zurückstellen von Nachrichten. Zurückgestellte Mails verschwinden aus dem Posteingang und erscheinen zu einem vordefinierten Zeitpunkt als ungelesene Nachricht im Posteingang. Darüberhinaus können Mails sehr einfach in Verzeichnissen gespeichert und delegiert werden. Das „Getting-Things-Done“-Prinzip: Mails, deren Bearbeitung weniger als 2 Minuten erfordert, sofort zuerledigt, fällt mit ClearContext sehr einfach. Eine überfüllte Mailbox lässt sich einfach leeren. Zukünftig wird man nie wieder mit vollgestopft Postfächern kämpfen. Das grandiose Tool wird auch von Channel 9 und 10 vorgestellt:

• ClearContext IMS Pro for Outlook 2007 - Alpha Demo
• ClearContext: Prioritize your email!

Auch auf hanselminutes.com wird ClearContext mit unterschiedlichen Outlokk Add-Ons verglichen und vorgestellt.

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In ein paar Tagen stehen meine Prüfungen an der IBS an. Ich arbeite mich derzeit durch den Stoffe, fasse Inhalte zusammen und erstelle Mindmaps. Um ohne Störungen konzentriert zu arbeiten, habe ich mich in eine temporär ungenutzte Wohnung zurückgezogen. Neben meinem Laptop, ein paar Textmarkern, Schokolade und der lebenswichtigen (!) Cola, gehört eine kleine Stoppuhr zu meinem unverzichtbarem Equipment. Ich widme mich einer bestimmten Tätigkeit in Abschnitten von jeweils 45 Minuten. Nach dem Signal der Stoppuhr lege ich jeweils eine Pause von ca 20 Minuten ein. Die Uhr (IKEA) ist ein guter Verbündeter, da sie mit eine Countdown-Funktion, eine Stoppuhr, ein Thermometer sowie eine Uhr enthält. Die einzelnen Funktionen aktiviert man einfach durch drehen der Uhr.

Durch die konzentrierte Fokussierung auf eine Tätigkeit entgehe ich dem „Fluch der Unterbrechung“. Die menschliche Leistungsfähigkeit leidet meist enorm durch Unterbrechungen. Mails, Anrufe oder persönliche Anfragen lenken von der eigentlichen Tätigkeit ab und man benötig Zeit, um sich erneut zu Fokussieren. Am Ende des Tages hat man zwar an vielen Baustellen gearbeitet, man hat sich jedoch nicht ausreichen um die entscheidenden Dinge gekümmert. Man wundert sich, warum die Todo-Liste noch immer so voll ist.

Ich meine dass ich sowohl meine Konzentration als auch meine Leistungsfähigkeit, durch die Konzentration auf eine Tätigkeit enorm steigern konnte. Zwar ist Multitasking fein, nur leider nicht immer angebracht… Auch andere Autoren mach sich Gedanken zu diesem Thema:

• 48-minuten-arbeitszeit
• The 48 Minutes challenge / A rush of productivity
• Der Fluch der Unterbrechung

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Productive Talk ist ein sehr interessanter Podacst zum Thema GTD. Merlin Mann (43 Folders) und David Allen sprechen in jeder Ausgabe über einen Aspekt des GTD-Systems. Wichtige Charakteristika werden erläutert sowie analysiert. Meinen “Hörbefehl” spreche ich gerne mit aller Nachhaltigkeit aus!

Productive Talk #01: Procrastination
Productive Talk #02: Patching Leaks
Productive Talk #03: Someday Maybe
Productive Talk #04: Teams
Productive Talk #05: Email

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Es gibt unterschiedliche Methoden sich von den Strapazen des Tages zu erholen und Energie für den nächsten Tag zu Gewinnen. Sport bietet einen angenehmen Ausgleich und ist ein idealer “Stresskiller”. Viele Menschen entspannen bei einem guten Buch, ihrer Lieblingsmusik, einem Tee oder haben ein ganz persönliches “Wundermittel”. Schlaf ist ebenfalls eine wichtige Ressource. Ich persönlich bin ein Nachtmensch und bilde mir ein, dass ich Abends bzw. Nachts produktiver bin als am Tag. Dies mag subjektiv so sein. Ich glaube jedoch, dass nächtliche Störungen kaum auftreten und ich hierdurch mehr Musse für mich und meine Todos finde.

Schlaf halte ich für ein redundantes Übel, welchem man leider nicht entrinnen kann. Ich freue mich auf den Tag, an dem eine “Pille” den menschlichen Schlaf obsolet macht. Leider ist derzeit noch keine Mittel in sicht. Aus diesem Grund habe ich nach Lösungen aus diesem tragischen Schlamassel gesucht und bin auf ein paar sehr interessante Artikel von Steve Pavlina gestossen:

• How to Become an Early Riser
• How to Become an Early Riser - Part II
• How to Get Up Right Away When Your Alarm Goes Off

In den nächsten Tagen werde ich den Ratschlägen von Steve folgen und mein Fazit natürlich hier bloggen. Tipps nehme ich sehr gerne als Kommentar entgegen!

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Outlook ist mein PIM “of choice”. Ich habe mein Outlook mit hilfe von Plugins erweitert und angepasst.
Das wichtigste Tool ist das “ClearContext Information Management System” (CC IMS Pro), mit dem meine Inbox priorisiert wird. Neben der Leistungsfähigkeit überzeugt der sehr gute Service. Mit Brad Meador (VP, Operations) hatte ich bereits mehrfach Kontakt. Heute wurde ich zum Betatest der kommenden Version eingeladen (IMS Pro V3) und werde mein Fazit naturlich posten.

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Hinter diesem System steckt eine kleine Geschichte: Der bekannte Manager Charles Michael Schwab hat Anfang des 20. Jahrhunderts die Firma Bethlehem Steel zu einem der größten Stahlkonzerne der Welt auf- und ausgebaut. Schwab hatte sich stets überlegt, wie er in seinem Unternehmen Prozesse verbessern könnte. Deshalb holte er sich einen Berater namens Irving Lee, der ihm ein Zeitmanagement-System entwickeln sollte. Lee schlug ihm eine Methode vor. Das Honorar wurde nicht fest vereinbart, Lee forderte nur einen angemessenen Betrag. Schwarz schickte ihm einen 25.000-Dollar-Scheck, weil er von Lees Strategie vollends überzeugt war. Das Lee-Konzept machte sich daraufhin als die 25.000-Dollar-Methode einen Namen. Das Prinzip dahinter ist sehr einfach:

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